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浅谈集团内部审计外包的特点

2015/10/12 14:39
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中天运会计师事务有限公司新疆分所 金晨蓉

 

  内容摘要:在近几年的审计工作中,有幸接触并参与了某集团公司的内部审计外包业务,对内部审计外包和外部审计之间相互制约、相互监督、互为补充的关系有了更进一步的认知。本文想通过近两年参与的某集团公司内部审计外包业务来谈谈内部审计外包业务的特点。

  关键词:内部审计外包 内部审计主体的变化 针对性 强制性 内部控制

  审计作用 审计流程

  内部审计外包又称内部审计外部化或内部代理审计,是指组织将其内部审计职能部分或全部通过契约委托给组织外部的具备专业胜任能力的机构或人员执行。在近几年的审计工作中,有幸接触并参与了某集团公司的内部审计外包业务,对内部审计外包和外部审计之间相互制约、相互监督、互为补充的关系有了更进一步的认知。本文想通过近两年参与的某集团公司内部审计外包业务来谈谈内部审计外包业务的特点。

  该集团公司设立了独立的内审部,审计人员由区公司内审部人员及各分公司内审派驻人员两部分构成,16个地州分公司内审派驻人员的选拨采取符合条件的正式职工自主报名,参加集团统一业务考核后确定,执行审计业务时进行交叉审计,平时负责所在地州上年审计中存在问题整改情况的跟进,从实行的效果上来看具备相对独立性。我所通过投标入围该集团公司的内审外包业务,近两年参与了该集团公司的萨班斯内控测试、重大采购专项、经济责任审计、离任审计及其他管理类的专项审计等。内部审计外包业务均需通过业务考核与传统的内部审计相比,在许多方面形成自身特点,主要表现在:

 

  一是内部审计外包的显著特征就是内部审计主体的变化。

  从事内部审计业务的审计主体开放了,既可以是组织内部的审计人员,也可以是独立于该组织的外部审计机构或人员。内部审计外包有利于提高内部审计的独立性,强化内部审计监督;有利于降低企业内部审计成本,增强企业核心竞争力,提高企业经营效率;有利于转移企业内部审计风险,充分利用社会资源,提高内部审计质量。

 

  二是审计的内容更加科学、细化

  内部审计的内容主要是依据企业经营战略目标、单位内部的定额、计划指标及内部管理制度等,检查企业各项内部控制的执行情况、经济活动取得的经济效益等,提出各项改善措施,评价企业内部受托经济责任的履行情况等。参与内部审计的种类,有财务审计、经济效益审计、经营业务审计、离任审计、经济责任审计和各种专项审计等,内部审计在深度和广度方面要比外部审计要求高。参与该集团公司内部审计业务时,审计内容不仅仅局限于内部会计控制,如参加一年两次的萨班斯内控测试时,每次测试的重点都不一样,提前会将本次测试的控制点及测试的样本总量下发下来,参与该项目的外部人员必须要抽出一定的时间去研读相关的管理办法,琢磨进场后怎么样确定样本量、如何收集资料、需要找哪些部门哪些人员进行沟通,对需要提前了解的信息与项目组负责人沟通,相对外部审计前期的准备工作更为充分,针对性更强。

 

  三是审计的服务对象企业管理当局及各级管理人员

  内部审计人员在处理企业生产经营管理活动的问题中,充当企业管理当局的参谋和助手,并帮助各级管理人员有效地履行他们的职责,其主要的、直接的服务对象就是包括企业管理当局和董事会在内的组织内部的各级管理人员。内部审计外包审计主体发生了变化,服务对象还是管理当局,对企业管理的成效进行追踪跟进,了解管理的成效,对发现的控制薄弱点建议被审计部门提出整改方案,便于内审派驻人员的跟进。如:在某子公司进行建设项目工程材料费审计时,抽样发现财务上结转成本时存在未按物资采购申请单上的项目进行结转的现象,后追溯到物流管理部门发现有同一项目多个编号的情况,还有A项目材料费支出通过B项目结转的情况,在现场从物流系统中抽取30个项目进行一一核实,最后落实了有问题的项目6个,因现场取证做了大量的核实工作,最终被审计单位均确认发现的问题,在三个月内予以整改。

 

  四是审计作用的更加明显

  内部审计所发挥的作用一般仅局限于组织内部,只有当正确的审计结论和建议被采纳并及时采取改进行动时,才会产生具有建设性的实际效果。内部审计人员对生产经营管理所持的观点和看法一般不向外界透露,具有一定的保密性。外部审计人员参与内部审计时,在出现场时需就负责的内容形成完整的工作底稿,对发现的问题形成相应的审计确认书并由相关部门及人员确认后其工作就算告一段落,不用出具审计报告,其工作成果构成内审报告的一部分。如上述在某子公司进行建设项目工程材料费审计时发现了6个问题,涉及两个部门的4个工作岗位,这样具体的问题如果不是通过内部审计发现并以书面报告的形式反馈给单位管理层的话,领导日常工作中可能发现不了这一层面存在的问题,体现出内部审计的作用更加明显。

 

  五是与内部控制关系密切

  外部审计人员的审计时主要集中在内部会计控制,以及对会计信息的真实性和完整性有实质性影响的相关控制,而内部审计人员则对整个内部控制系统,包括内部会计控制都给予了极大的关注。外部审计人员之所以关心内部控制,是因为它们影响其设计的审计程序性质和进行实质性测试的范围,这与他们对财务会计报表发表独立意见相比是次要的。内部审计人员关心内部控制的目的在于检查和评价内部控制系统的适当性和有效性,并针对控制的缺陷提出强化控制的意见和措施。如:在参与集团萨班斯内控检查时,依据《新疆**内部控制矩阵(2013版)》确定审计框架中的本次审计要点,依据业务特点确定样本问题,按照业务发生频率抽取样本,针对样本收集审计资料进行评价得出审计结论,更注重内部控制的有效性,通过每年常规测试审核,及时发现内控的薄弱点及时修订控制矩阵统一下发各分公司执行,具有强制性。又如:在分公司执行采购专项审计时,只就本次审计所涉采购管理流程25个控制点进行访谈,依照其所涉业务类型、发生频率抽取样本、收集资料,然后依照控制点的描述来评价样本量的合规性,旨在通过专项审计来规范各分公司的采购业务的流程化、规范化,来实现对整个集团采购环节的监控,降低管理风险。

 

  六是审计的范围深入

  内部审计的范围涉及企业生产经营管理的各个领域,它既可以借助于正式的记录和文件,又可以依据非正式的记录和文件;内部审计通常对单位组织内部采用定期或不定期的审计,时间安排比较灵活。而外部审计的重点在于那些对财务会计报表的合法性和公允性有实质性影响的重大事项,只能依赖正式的记录和文件。而内部审计在审计的对象范围上比外部审计要广泛,在审计时间上也更为灵活。如:2014年3月某子公司劳务费审计时,审计的目的要对劳务费计算的标准口径及发放情况进行核实,来降低对劳务派遣员工产生用工纠纷的风险,对录用员工从入职的当月开始缴纳社会等,要依据公司统一的薪酬系统上的考勤记录抽取50%的样本量进行核对;对各地劳务派遣公司的实际缴纳情况进行核实,进行日常考核和反馈,在对16个地州劳务派遣公司劳务费支付及社保缴纳情况审计中发现有一个地州不按时缴纳社保和少缴社保的情况,在现场直接对这个地州劳务费、计算、支付、社保缴纳进行延伸审计,从一年扩充到三年来落实发现的问题;审计发现确认后与当地报账人员进行联系了解具体的操作流程指出操作不规范的地方,提示应加强风险防范管理,其后对整改情况进行跟进,很好地对被审计子公司的相关岗位工作人员进行了实地培训,让他们意识到了此项工作的重要性。

 

  七是审计流程根据内容侧重不同

  内部审计的工作程序通常按照部门或经营地点来设计,会计记录和报表的审查只是其工作的一小部分,大部分时间和精力都集中在内部控制系统和工作质量的检查和评价上;而外部审计的程序一般针对财务会计报表所列项目来设计,绝大部分时间花费在核实和验证报表各项目的余额是否真实、准确、可靠,以及确认所采用的会计原则和政策是否公允。如在做公司下属一家从事机站维护子公司的内控及劳务费专项审计时,项目负责人会将本次审计的重点形成框架提前一周下发给项目给各个成员,参与人员将自己负责的控制点依据审计要求提炼出访谈的要点,在进点前一周提前组织项目组人员到被审计单位按事先指定的访谈记录进行访谈,为审计组其他人员入点提供了前期资料,便于其他人员进场后直接开展工作;在出点之前重在将审计中发现的问题进行确认,确认的问题将会是最终审计报告的组成部分。

  从上面的分析可以看出,内部审计有外部审计许多无法比拟之处,我认为外部审计机构在承接内部审计业务时,应对承担内部审计任务的外部审计人员定期进行适当的培训,使之同时具备内部审计人员应有的素质,具体培训方式可以采用讲座、案例讨论以及课程学习等多种方式。还有,外部审计人员在受托从事企业内部审计服务时,不能完全按照从事外部审计服务的范围、程序和方法进行,必须认真研究内部审计工作的特点和要求,这样才能提供高质量的内部审计服务。否则,优秀的外部审计人员也难以完全胜任内部审计工作。

 

(此稿曾刋于新疆注册会计师协会2014年第4期杂志)

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